Beurstransport staat of valt met een perfecte organisatie vooraf

Goederen vervoeren van A naar B; dat kunnen veel vervoersbedrijven. Als het echter gaat om beurstransport dan hebben we met een heel andere tak van sport te maken. Dat is specialistisch vakwerk waarbij andere eisen om de hoek komen kijken.

Bij Koninklijke Rotra zijn ze bekend met de eigenschappen van beurstransport. “Bij regulier transport komt het veelal niet aan op een uurtje later; bij beurzen en evenementen moet de levering 100% perfect zijn. Een dag later heeft sowieso geen zin. Dat uurtje later kan voor de complete beurs- of evenementorganisatie al gevolgen hebben. Zoveel partijen zijn afhankelijk van tijdige levering.” Aan het woord is Machiel Roelofsen, commercieel directeur bij Rotra. First time right is voor hem een belangrijke regel. “Gaan wij de eerste keer bij een klant de fout in, dan ben je voor altijd het vertrouwen kwijt.”

Machiel Roelofsen, commercieel directeur bij Rotra.

Roelofsen weet waar hij over praat. Binnen het bedrijf is een speciale afdeling waar louter specialisten op het gebied van beurs- en evenemententransport werken. “Ze begrijpen de taal van deze sector en stellen de juiste vragen. Deze professionals kennen de praktijk en de verschillen tussen landen. Of een levering naar Hong Kong, New York of Frankfurt moet, kan veel verschil maken. Ieder land kent zijn eigen wetten en regels. Omdat we wereldwijd het transport verzorgen moet er 24/7 iemand bereikbaar zijn.”

Chauffeurs van Rotra kunnen op locatie telkens een andere situatie aantreffen. Daar dienen zij op juiste wijze op te anticiperen. “Soms is er hulp aanwezig bij het lossen. Een andere keer dienen de goederen bij de stand zelf geleverd te worden. Zijn toegangpassen voor de chauffeur nodig? Ook dat is bij iedere beurslocatie of land anders. Daarom is een schriftelijke opdracht vooraf zo essentieel. Beurstransport dient altijd 100% duidelijk te zijn. Management of expectation is heel belangrijk. Gaat het om goederen voor tijdelijke uitvoer dan zijn andere documenten nodig als bij materiaal dat niet meer retour komt. Kijk naar een land als de VS. Als onze goederen daar in het reguliere verkeer mee gaan, willen de Amerikanen tegenwoordig echt alles weten.”

Wat voor beurzen geldt, geldt volgens Roelofsen ook bij evenementen. “Denk aan geluidsapparatuur bij een dance-event. Is dat niet op tijd, dan gaat het hele feest niet door. Bovendien dient er kennis te zijn van de terreinindeling. Vaak gaat het om een tijdelijke locatie met veel verschillende aanvoerwegen. Het is essentieel om te weten waar de chauffeur zich dient te melden. Iedere levering staat of valt met een perfect organisatie vooraf en communicatie. Dat is ons op het lijf geschreven. Wij willen daarbij niet alleen de beste zijn, ook de meest innovatieve.”

Tekst: Rob Buchholz   Beeld: Koninklijke Rotra / Karen Steenwinkel