Tagarchief: Rotra

‘De organisatie van beurstransport is topsport. Dat past bij ons’

foto-brug-kopieren
Lees het gehele artikel

De logistieke organisatie van beurstransport of het vervoer van goederen voor een event vraagt om specialisme en expertise. Deze zendingen zijn zonder uitzondering time critical en of kennen spoed. Beursleveringen moeten te allen tijde first time right zijn; naleveren is geen optie. Dit zijn uitdagingen die passen bij de firma Rotra.

Rotra heeft zich toegelegd op de logistieke organisatie van beurzen en events en kent eigen afdelingen in zowel Nederland als België met professionele specialisten die de markt kennen, die over ruime expertise beschikken en het proces van A tot Z aansturen en begeleiden.

Commercieel Directeur van Rotra Machiel Roelofsen vertelt hierover: “We verzorgen het transport niet alleen in Europa maar ook ver daarbuiten en zijn daarom 24/7 stand-by waarbij we continu op de hoogte zijn van de status van de zending. We leveren goederen af op de stand zelf waarbij we te allen tijde kunnen voorzien in het juiste materieel. Dit kan een vrachtwagen met laadklep zijn, maar ook pompwagens en heftrucks ter plekke. Tijdelijke opslag van beursgoederen en of emballage intern of extern behoort daarbij altijd tot de mogelijkheden.”

“Onlangs hebben we voor een beurs in Noord-Italië vier semi diepladers inclusief oprijplanken ingezet voor het transport en het plaatsen op locatie van volumineuze mobiele sonic drills. Dit zijn boorinstallaties die worden ingezet voor bodemonderzoeken wereldwijd. We organiseren echter net zo makkelijk de logistiek voor standhouders op de IFA-beurs in Berlijn, Maison & Objet in Parijs en outdoor beurzen door geheel Europa.”

Machiel Roelofsen vervolgt: “Naast beurslogistiek verzorgen we met Rotra tevens het transport rondom events en festivals. In onder meer België en Frankrijk verzorgen we de logistiek van die mega videowalls die je ziet op dance events en bij concerten in het Sportpaleis in Antwerpen. Deze videowalls halen we uit China waarna ze op locatie worden afgeleverd. Dit zijn bijzondere projecten waarbij communicatie essentieel is voor een goed logistiek proces.”

Rotra is met ruim 925 medewerkers een echte one stop shop. De logistiek dienstverlener die zich de laatste jaren heeft getransformeerd tot digitale expediteur verzorgt wegtransport, transport per spoor, per barge en met vestigingen in Rotterdam en Schiphol zee- en luchtvracht. Veel opdrachtgevers vinden dat prettig. Rotra wordt gezien als een veelzijdige partner voor alle logistieke activiteiten.”

Beurstransport staat of valt met een perfecte organisatie vooraf

ZZ6A0841
Lees het gehele artikel

Goederen vervoeren van A naar B; dat kunnen veel vervoersbedrijven. Als het echter gaat om beurstransport dan hebben we met een heel andere tak van sport te maken. Dat is specialistisch vakwerk waarbij andere eisen om de hoek komen kijken.

Rotra

Bij Koninklijke Rotra zijn ze bekend met de eigenschappen van beurstransport. “Bij regulier transport komt het veelal niet aan op een uurtje later; bij beurzen en evenementen moet de levering 100% perfect zijn. Een dag later heeft sowieso geen zin. Dat uurtje later kan voor de complete beurs- of evenementorganisatie al gevolgen hebben. Zoveel partijen zijn afhankelijk van tijdige levering.” Aan het woord is Machiel Roelofsen, commercieel directeur bij Rotra. First time right is voor hem een belangrijke regel. “Gaan wij de eerste keer bij een klant de fout in, dan ben je voor altijd het vertrouwen kwijt.”

Rotra
Machiel Roelofsen, commercieel directeur bij Rotra.

Roelofsen weet waar hij over praat. Binnen het bedrijf is een speciale afdeling waar louter specialisten op het gebied van beurs- en evenemententransport werken. “Ze begrijpen de taal van deze sector en stellen de juiste vragen. Deze professionals kennen de praktijk en de verschillen tussen landen. Of een levering naar Hong Kong, New York of Frankfurt moet, kan veel verschil maken. Ieder land kent zijn eigen wetten en regels. Omdat we wereldwijd het transport verzorgen moet er 24/7 iemand bereikbaar zijn.”

Rotra
Rotra

Chauffeurs van Rotra kunnen op locatie telkens een andere situatie aantreffen. Daar dienen zij op juiste wijze op te anticiperen. “Soms is er hulp aanwezig bij het lossen. Een andere keer dienen de goederen bij de stand zelf geleverd te worden. Zijn toegangpassen voor de chauffeur nodig? Ook dat is bij iedere beurslocatie of land anders. Daarom is een schriftelijke opdracht vooraf zo essentieel. Beurstransport dient altijd 100% duidelijk te zijn. Management of expectation is heel belangrijk. Gaat het om goederen voor tijdelijke uitvoer dan zijn andere documenten nodig als bij materiaal dat niet meer retour komt. Kijk naar een land als de VS. Als onze goederen daar in het reguliere verkeer mee gaan, willen de Amerikanen tegenwoordig echt alles weten.”

Wat voor beurzen geldt, geldt volgens Roelofsen ook bij evenementen. “Denk aan geluidsapparatuur bij een dance-event. Is dat niet op tijd, dan gaat het hele feest niet door. Bovendien dient er kennis te zijn van de terreinindeling. Vaak gaat het om een tijdelijke locatie met veel verschillende aanvoerwegen. Het is essentieel om te weten waar de chauffeur zich dient te melden. Iedere levering staat of valt met een perfect organisatie vooraf en communicatie. Dat is ons op het lijf geschreven. Wij willen daarbij niet alleen de beste zijn, ook de meest innovatieve.”

Rotra

Tekst: Rob Buchholz   Beeld: Koninklijke Rotra / Karen Steenwinkel