Het aspect tijd blijft een heikel punt in de wereld van beurzen en evenementen. Laatste moment beslissingen over de invulling van de stand hebben gevolgen voor transport, beursorganisaties en andere partijen die bij de opbouw van stand of complete beursvloer betrokken zijn.

Een typisch Nederlands probleem, volgens Herman Spoelder van verhuurspecialist Tanja BV. “Duitsers zijn bijvoorbeeld veel pünktlicher. Daardoor ook efficiënter. Zij geven de opdracht in een veel vroeger stadium uit handen. Niet alleen wij kunnen dan veel sneller leveren; de complete beursorganisatie is erbij gebaat. In Nederland voeren exposanten vaak tijdens de opbouw nog wijzigingen door. Dat maakt het werken voor alle betrokkenen veel lastiger. Het kost extra tijd. En tijd is geld. Bovendien zijn in Duitsland de op- en afbouwtijden veel ruimer. Dat zorgt voor meer rust. In Nederland is het hectischer.”

Volgens Spoelder is het belangrijk om met alle betrokken partijen duidelijke en strakke afspraken te maken. “De beursorganisatie, eigenaar van de hallen, wij als toeleverancier plus de exposanten moeten met elkaar aan tafel. Het kan zoveel beter en duidelijker.” 

Eén van de mogelijke oplossingen volgens Spoelder is het stellen van een strikte deadline. “Een bestelling zou eigenlijk drie weken voor aanvang van de beurs compleet bij de leverancier binnen moeten zijn. Wie dan nog iets wil wijzigen of toevoegen, krijgt dan te maken met extra kosten. De meeste standhouders weten vaak weken of zelfs al maanden van te voren  aan welke beurs ze meedoen. Na de inschrijving stokt echter de voorbereiding. Men komt te langzaam op gang. Dat moet en kan anders.”

Tanja Verhuur BV doet er zelf alles aan om al in het voortraject heldere afspraken te maken. 

“Vaak horen wij van nieuwe klanten dat de samenwerking zo prettig verloopt. Volgens hen verloopt het hele traject gemoedelijk en soepel. Het is gewoon onze taak om ondersteuning aan de opdrachtgevers te bieden. Wij willen vooraf alles duidelijk vastleggen. Welk type of kleur vloertegel willen ze? Hoeveel tafels, krukken, stoelen of vitrines? Wij hebben een diversiteit aan opdrachtgevers met ieder hun eigen wensen en eisen, maar onze medewerkers zijn bij iedere beurs perfect op elkaar ingespeeld. Zij proberen een goed overzicht van de complete beursvloer en gehele planning rondom het event te hebben. Dan kunnen ook wij een sluitende logistieke planning maken. Je kunt zoveel aspecten vooraf goed regelen. Een klein voorbeeldje: zorg dat de vloertegels achter in de vrachtwagen of het busje liggen. Die kunnen er als eerste uit en direct gelegd worden door de mensen die op de beursvloer aan het werk zijn. Ondertussen gaan onze mensen verder met lossen. Een goede planning is essentieel en kan zo eenvoudig zijn om stagnatie te voorkomen. Als iedereen maar meewerkt. Het gaat om details.”

In Nederland voeren exposanten vaak tijdens de opbouw nog wijzigingen door. (Beeld: JAV Studio’s)

Tanja verhuur zorgt ervoor dat alles soepel verloopt op de door organisaties geregelde beurzen en congressen, en of individuele inrichting van tijdelijke presentaties. Tanja doet dit met volle overtuiging vanuit haar basis vaardigheden te weten: VERBINDEN – VERTROUWEN – VERRASSEN 

Verras uzelf en maak kennis met de verbindende en betrouwbare werkwijze van Tanja Verhuur.   

Tekst: Rob Buchholz    Beeld: Tanja BV
Uitgelichte afbeelding: Een goede planning is essentieel en kan eenvoudig zijn om stagnatie te voorkomen.