Stel je eens voor dat je uitgenodigd wordt voor een driedaags evenement, gehouden in de buizen van een in aanbouw zijnde tunnel. Beginnend met een congres in één van de tunnelbuizen, op vrijdag 20 september, met in de andere tunnelbuis een heuse beurs, met diverse voor exposanten ingerichte compartimenten. Daaropvolgend op zaterdag 21 en zondag 22 september een prachtig opgezet filmfestival, in dezelfde tunnel…
Geen fictie, maar werkelijkheid. Op genoemde data vond Metro Movies plaats in de Gaasperdammertunnel, die door Rijkswaterstaat en aannemerscombinatie IXAS nog een keer voor dit doel beschikbaar werd gesteld, voordat volgend jaar het verkeer weer door de tunnel raast. De techniek en faciliteiten die nodig waren om het congres én de beurs mogelijk te maken, werden geleverd door de Event Rental tak van BIS|Econocom. Zij zorgden ervoor dat de gelukkige aanwezigen een beleving hadden die hen nog lang zal bijblijven. We spreken met Erwin Hout, marketingdirecteur en Arno Nooteboom, salesmanager bij BIS|Econocom. ‘Seeing is… beleving’, is hun motto.
De Gaasperdammertunnel wordt omgebouwd tot congreslocatie.
Van content tot uitvoering: alles uit één hand
“Het project in de Gaasperdammertunnel laat goed zien waar we als BIS|Econocom toe in staat zijn. We zijn geen leverancier van hardware, maar een full servicebedrijf in beleving”, opent Hout het gesprek. “We komen graag in een vroeg stadium in beeld, eigenlijk al aan de tekentafel, om samen met de klant het project door te spreken en samen een doelstelling te formuleren. Alles wat we daarna planmatig opstellen, staat in dienst van deze doelstelling.”
Nooteboom voegt toe: “Klanten denken meestal in termen van te leveren hardware. Logisch, maar men weet vaak niet wat er allemaal tot de mogelijkheden behoort. Daarom willen we in een zo vroeg mogelijk stadium mee kunnen denken, om een eindproduct neer te zetten waarbij de totale beleving op het allerhoogste level verkeert. Hoe ver we daarin gaan? Tot op locatieniveau. Om een maximale impact op de bezoeker/toeschouwer te creëren, is ook de plaats van beleving zeer belangrijk. Dat kan strekken van een fysieke ruimte op een bepaalde locatie, tot een complete locatie waar het evenement moet plaatsvinden.”
Gereed voor ontvangst van de bezoekers van het congres.
Niet alleen technisch, maar ook creatief meedenken
“Het absolute wow-effect bereik je niet door lukraak techniek in te zetten. Het is de gehele entourage die de uiteindelijke beleving bepaalt”, vertelt Hout. “Daarom denken we creatief mee met de klant. Daarbij is de juiste content van cruciaal belang. Je kunt een 4K scherm monteren, maar zonder bijpassende content komt de impact niet die je voor ogen hebt. Wij kennen alle technische eisen van de hardware en kunnen in de rol van sparringpartner de klant van dienst zijn, of in de rol van totaal ontzorger, door inzet van onze video editors, grafici en animatie-deskundigen.”
De bezoekers vergeten even dat ze in een tunnel zitten. Sfeer en beleving voeren de boventoon.
Van simpel podium naar een onderdompelende theaterbeleving
Het is dus van belang dat BIS|Econocom zo vroeg mogelijk aan tafel komt bij klanten. “Alles moet tot op pixelniveau kloppen”, stelt Nooteboom. “Pas wanneer hardware en content een perfect huwelijk aangaan, kun je een belevingsfeestje vieren. We zijn al lang afgestapt van het praatje-plaatje principe. Van een koude belichting op een podium en een spreker met een PowerPointpresentatie achter zich, krijgt niemand het nog warm. Wanneer we de digitale presentatiemiddelen geselecteerd hebben – van indrukwekkende LED videowall (die dankzij een 2,6 mm pixelpitch en hoge lichtopbrengst dé oplossing biedt op plaatsen met veel omgevingslicht) tot sublieme beeldprojectie – en de content in orde hebben, dan kijken we naar de omgeving. We denken daarbij in special lighting effects en halen het onderste uit de kan qua videoprojectie. Met videomapping kunnen we een levensgrote animatie maken die volledig integreert in de omgeving. Daarmee creëren we een onvergetelijke theaterbeleving voor de toeschouwers.”
Ook het live streamen van evenementen behoort tot de dienstverlening. Daarbij wordt gebruik gemaakt van compacte en strategisch opgestelde Pan-Tilt-Zoom camera’s. De beelden kunnen worden gestreamd naar Social Mediakanalen of websites en naderhand als ‘aftermovie’ gemonteerd worden.
Licht in-en-aan het eind van de Gaasperdammertunnel
“BIS|Econocom heeft als doelstelling om ontspannen en tevreden klanten te hebben. Bij het project in de tunnel bij de A9 waren we totaalaannemer. Naast het leveren van alle benodigde techniek, beginnend bij de stroomvoorziening en internetverbinding en eindigend bij de verlichting en geluids- en beeldweergave, hebben we ook zorg gedragen voor de tribune en de congresstoelen in het plenaire gedeelte. Onze mannen hebben er dag en nacht aan gewerkt om het evenement tot een succes te maken”, zegt Nooteboom tot slot.